GDPR, cosa fare? La parola all’esperto

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Abbiamo già avuto modo di parlare di recente del nuovo Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR) sulla protezione dei dati personali, al quale aziende e professionisti, comprese le agenzie immobiliari, sono tenuti a uniformarsi entro il prossimo 25 maggio, pena il rischio di ricevere pesanti sanzioni.

Ma come intervenire concretamente? L’abbiamo chiesto al Dott. Vito Casalicchio, consulente specializzato in materia di privacy ed associato a ASSODPO (Associazione Data Protection Officer).

 

Dott. Casalicchio, con l’introduzione del GDPR, come cambia il modo di conservare e trattare i dati?

In base alle nuove norme, ogni azienda avrà maggiori responsabilità e obblighi. In particolare, alle aziende viene richiesto di adottare misure tecniche e organizzative a garanzia del trattamento corretto dei dati. Per valutare il corretto livello di sicurezza è necessario considerare i rischi connessi al trattamento dei dati, in special modo quelli legati a una distruzione accidentale o illegale. Occorre anche essere in grado di dimostrare quali misure sono state intraprese in caso di controlli da parte delle autorità competenti.

 

Sarà sempre necessario il consenso al trattamento dei dati personali?

Sì, deve esservi un motivo legittimo per poter elaborare dei dati personali. Se è necessario il consenso al trattamento dei dati, secondo le nuove norme, questo deve essere fornito liberamente, deve essere specifico e informato. Il silenzio, il diritto di ritirare il consenso o l’inattività non possono essere invocati; deve, invece, essere messa in atto una procedura inequivocabile come la spunta di una casella.

 

Come ci si deve comportare se un utente chiede la consultazione dei propri dati personali?

Il diritto degli interessati a visionare i propri dati, tecnicamente chiamato “Diritto di accesso dell’interessato”, è previsto anche dalle nuove norme. Secondo queste, il titolare del trattamento deve rispondere alle richieste di accesso ai dati, fornendo le informazioni richieste o una copia dei dati in un formato elettronico di uso comune.

 

Si parla tanto del DPO, una nuova figura professionale introdotta dal GDPR. È obbligatoria la nomina in tutte le aziende?

Secondo il GDPR gli enti pubblici sono obbligati a nominare un Responsabile della protezione dei dati e, in alcune circostanze, aziende che gestiscono dati personali in larga scala dovranno fare altrettanto.

È consigliabile richiedere una consulenza specifica che tenga conto delle attività che si svolgono e del luogo in cui sono svolte: anche se tecnicamente parlando un responsabile della protezione dei dati potrebbe non essere necessario, un’azienda che tratta regolarmente dati personali particolari (ad esempio sensibili) dovrebbe tuttavia prendere in considerazione di nominarne uno.

 

Quali sono dunque i passi per mettersi in regola entro la scadenza del 25 maggio?

Il primo consiglio è quello di rivolgersi a professionisti e di evitare di improvvisarsi, potrebbe costare caro! Esistono soluzioni per tutte le esigenze e per tutte le tasche: QuickPrivacy, ad esempio, è una soluzione completa adatta a tutti. La semplice versione Standard offre la licenza annuale del software con cui produrre in autonomia tutta la documentazione richiesta dal GDPR, mentre la versione Plus consente inoltre di ottenere la consulenza da parte di un avvocato specializzato. Infine QuickPrivacy élite offre un servizio GDPR personalizzato, erogato da un team di professionisti formato da legali ed esperti privacy certificati.

In generale, l’adeguamento al nuovo Regolamento Europeo 679/2016 è l’occasione per riesaminare (o implementare per chi ancora non l’ha fatto) le attività riguardanti la privacy, compresa la conservazione di tutti i dati, elettronici e cartacei, utilizzati dall’azienda e di aggiornare i sistemi, i registri e l’intera documentazione che andrà esibita in caso di ispezione delle autorità di controllo.

 


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